Penjajaran adalah sistem penataan RM dalam suatu sekuens yang khusus agar rujukan dan pengambilan kembali /retrieve menjadi mudah dan cepat
Ada 3 cara :
ALFABETIK
ALFANUMERIK
NUMERIK / PENOMORAN :
1. Sistem nomor langsung / straight numerical filing
2. Sistem angka akhir / terminal digit filing
3. Sistem angka tengah/ middle digit filing
1. Straight Numerical Filing
Sistem Penjajaran Berdasarkan Nomor Langsung (Straight Numerical Filing)
Sistem penjajaran nomor langsung yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkan berkas dokumen rekam medis berdasarkan urutan langsung nomor rekam medisnya pada rak penyimpanan.
123456 disimpan sesuai urutan nomor RM
Keuntungan :
- Sangat mudah dalam pengambilan sejumlah No. RM dengan nomor yang berurutan pada saat diminta
- Petugas mudah memahami dan melaksanakannya
Kelemahan :
- Perlu konsentrasi petugas yang sangat tinggi, karena harus memperhatikan seluruh angka dari No RM untuk menghindari tertukarnya angka-angka. Contoh 123456 à124356
- Kesibukan tidak merata. Daerah sibuk yaitu daerah dengan no RM baru à sulit membagi tugas
- Pengawasan kerapian sulit dilakukan
Contoh :
566025 566099 569997
566026 566100 569998
566027 566101 569999
566028 566102 570000
566029 566103 570001
566030 566104 570002
566031 566105 570003
2. Middle Digit Filing
Sistem penjajaran dengan sistem angka tengah atau MDF yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan menjajarkan folder dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok tengah. Kelebihan dan kekurangan sistem ini sama dengan TDF namun yang membedakan adalah angka yang terletak di tengah-tengah menjadi angka pertama, pasangan angka yang terletak paling kiri menjadi angka kedua, dan angka yang paling kanan menjadi yang ketiga.
48 65 01
II I III
Keuntungan :
- Memudahkan pengambilan 100 RM yang nomornya berurutan
- Penyebaran nomor merata
- Pembagian tugas mudah
Kelemahan :
- Perlu waktu melatih petugas
- Tidak dapat digunakan dengan baik bila nomor RM lebih dari 6 angka
Contoh :
75 60 21 56 68 96 99 68 97
75 60 22 56 68 97 99 68 98
75 60 23 56 68 98 99 68 99
75 60 24 56 68 99 00 69 00
75 60 25 57 68 00 00 69 01
75 60 26 57 68 01 00 69 02
75 60 27 57 68 02 00 69 03
3. Terminal Digit Filing
Sistem penjajaran dengan sistem angka akhir yaitu suatu sistem penyimpanan dokumen rekam medis dengan mensejajarkanfolder/dokumen rekam medis berdasarkan urutan nomor rekam medis pada 2 angka kelompok akhir.
20 15 80
III II I
Keuntungan :
- RM akan tersebar di 100 seksi
- Bila ada RM baru akan menambah file dijajaran seksi primer yang sama
- Pekerjaan penyimpanan atau pengambilan dapat dibagi secara merata
- Misfile (salah simpan) dapat dicegah,karena petugas hanya memperhatikan 2 angka akhir saja dalam menuju lokasi kelompok angka akhir
Kelemahan :
- Perlu waktu dalam melatih petugas
Contoh :
56 60 25 97 05 75 98 99 80
57 60 25 98 05 75 99 99 80
58 60 25 99 05 75 00 00 81
59 60 25 00 06 75 01 00 81
60 60 25 01 06 75 02 00 81
61 60 25 02 06 75 03 00 81
62 60 25 03 06 75 04 00 81
