Bentuk arsip bisa beragam, tidak hanya berupa lembaran kertas dan tulisan
seperti yang kerap dianggap oleh kebanyakan orang, tetapi di sebagian besar
kantor, arsip juga berupa surat atau dokumen berbentuk lemberan kertas, Saat
ini, bentuk arsip tidak hanya lembaran data yang diturnpuk dalam satu tempat
menjadi satu (arsip konvensional), tetapi sudah berkembang dalam bentuk softcopy
(disimpan dalam bentuk CD, video, kaset, atau flashdisc). Arsip yang seperti
ini disebut dengan arsip elektronik. Berikut ini jenis-jenis
arsip :
Berdasarkan Fungsi
Menurut fungsi
dan kegunaannya, arsip dapat dibedakan menjadi:
(a) Arsip dinamis,
yakni arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, dan atau penyelenggaraan administrasi perkantoran.
(b) Arsip statis,
yaitu arsip yang tidak dipergunakan lagi secara langsung dalam perencanaan,
pelaksanaan, aan atau penyelenggaraan aamlnlstrasl perkantoran, atau sudah
tidak dipakai lagi dalam kegiatan perkantoran sehari-hari.
Ciri ciri Arsip dinamis :
Arsip masih
aktualn dan berkas secara langsung diperlukan dan dipergunakan
Senantiasa masih
berubah nilai dan artinya menurut fungsi
1. Arsip aktif
2. Arsip semi aktif
3. Arsip in aktif
Arsip Berdasarkan Media
1. Arsip berbasis
kertas / konpensional arsip
2. Arsip pandang
dengar / audio visual
3. Arsip karto
grafik / arsitektural
4. Arsip elektronik
Berdasarkan Nilai Guna
Ditinjau dari
segi kepentingan pengguna, arsip dapat dibedakan atas:
a. Nilai guna primer yaitu :
Nilai arsip yang didasarkan pada
kegunaan untuk kepentingan lembaga/instansi pencipta atau yang menghasilkan
arsip.
Nilai guna primer
meliputi:
Nilai guna
administrasi yaitu : nilai guna arsip yang didasarkan pada kegunaan untuk
pelaksanaan tugas dan fungsi lembaga/instansi pencipta arsip.
Nilai guna hukum
yaitu : arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum atas hak
dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
Nilai guna
keuangan yaitu : arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan
pertanggungjawaban keuangan.
Nilai guna ilmiah
dan teknologi yaitu : arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi
sebagai akibat/hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
b. Nilai guna sekunder yaitu :
Nilai arsip yang didasarkan pada kegunaan arsip
sebagai kepentingan lembaga/instansi lain, dan atau kepentingan umum di luar
instansi pencipta arsip, serta kegunaannya sebagai bahan bukti pertanggungjawaban
kepada masyarakat/pertanggungjawaban nasional.
Nilai guna sekunder, juga meliputi:
Nilai guna
pembuktian, yaitu arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat
digunakan untuk menjelaskan tentang bagaimana lembaga/isntansi tersebut
diciptakan, dikembangkan, diatur fungsinya, dan apa kegiatan-kegiatan yang
dilaksanakan, serta apa hasil/akibat dari kegiatan itu.
Nilai guna
informasi, yaitu arsip yang mengandung informasi bagi kegunaan berbagai
kepentingan penelitian dan sejarah, tanpa dikaitakan dengan lembaga/instansi
penciptanya.
Berdasarkan sifat
Berdasarkan
sifatnya, arsip dapat dibedakan atas :
Arsip tertutup,
yaitu arsip yang dalam pengelolaan dan perlakuannya berlaku ketentuan tentang
kerahasian surat-surat.
Arsip terbuka,
yakni pada dasarnya boleh diketahui oleh semua pihak/umum.
Berdasarkan tingkat penyimpanan dan pemeliharaannya
Menurut tingkat
penyimpanan dan pemeliharaannya, arsip dibagi atas :
Arsip sentral, yaitu
arsip yang disimpan pada suatu pusat arsip (depo arsip), atau arsip yang
dipusatkan penyimpan dan pemeliharaannya pada suatu tempat tertentu.
Arsip pemerintah,
yang mengandung nilai khusus ada yang disimpan secara nasional di Jakarta yaitu
pada Lembaga Arsip Nasional Pusat yang disebut dengan nama ANRI (Arsip Nasional
Republik Indonesia).
Arsip unit, yaitu
arsip yang disimpan di setiap bagian atau setiap unit dalam suatu organisasi.
Arsip unit disebut juga arsip mikro atau arsip khusus, karena khusus hanya
menyimpan arsip yang ada di unit yang bersangkutan.
Berdasarkan Keasliannya
Menurut
keasliannya, arsip dibedakan atas:
1. arsip asli,
2. arsip tembusan,
3. arsip salinan, dan
4. arsip petikan.
Berdasarkan Subyeknya
Berdasarkan
subyek atau isinya, arsip dapat dibedakan atas berbagai macam, misalnya: Arsip
keuangan, Arsip Kepegawaian, Arsip Pendidikan, Arsip Pemasaran, Arsip
Penjualan, dan sebagainya.
Arsip Menurut Subjek atau Isinya
Contoh dari arsip
ini adalah :
arsip keuangan,
seperti laporan keuangan, bukti pembayaran, bukti pernbelian, surat perintah
mernbayar, dan claftar gaji;
atau arsip
kepegawaian, seperti data riwayat hidup pegawai, surat lamaran, dan surat
pengangkatan pegawai
0 komentar:
Post a Comment
Budayakan lah berterima kasih, Harap tinggalkan komentar yang relevan.