Prosedur Penyimpanan Arsip
Proseur penyimpanan adalah langka-langka
pekerjaan yang dilakukan sehhubungan dengan akan disimpannya suatu warkat. Ada 2(dua) macam
penyimpanan yaitu penyimpanan warkat
yang belum selesai proses (File
pending) dan penyimpanan warkat yang sudah di proses (FileTetap).
1. Penyimpanan sementara (File pending)
File
pending file tindak lanjut (follow-up file) adalahfile yang digunakan untuk
penyimpanan sementara sebelum suatu warkat selesai di proses. File ini terdiri
dari map-map yang diberi label tanggal yang berlaku untuk 3 (tiga) bulan.
Setiap bulan terdiri dari 31 map tanggal, yang meliputi 31 map bulan-bulan yang
sedang berjalan, 31 map bulan berikutnya, dan 31 map bulan berikutnya lagi. Pergantian bulan ditunjukan
dengan pergantian penunjuk (guide)
bulan yang jumlahnya 12. Warkat yang dipending sampai waktu tertentu misalnya
dapat dimasukan dalam map di bawah bulan dan tanggal yang dikehendaki. Sesudah
selesai diproses barulah warkat yang dipending itu disimpan pada file
penyimpanan. File pending biasanya ditempatkan pada salah satu laci dari almari
arsip (filing cabinet) yang
dipergunakan.
2. Penyimpanan Tetap (Permanent File)
Umumnya
kantor-kantor kurang memperhatikan proseur atau langkah-langkah penyimpanan
warkat. Memang pengalaman menunjukan bahwa banyak dokumen atau warkat yang
hilang pada prosedur permulaan, sedang kalau sudah sampai ke penyimpanan,
kecepatan penemuan dokumen memegang peranan. Dan kecepatan ini banyak tergantung kepada sistem yang
dipergunakan, peralatan dan petugas filing.
Kalau dirinci secara seksama, maka
langkah-langkah atau prosedur penyimpanan adalah sebagaimana disajikan berikut
ini (Amsyah, 2008: 5)
1.
Pemeriksaan
Langkah ini adalah langkah persiapan menyimpan arsip
dengan cara memeriksa setiap lembar arsip untuk memperoleh kepastian bahwa
arsip-arsip tersebut sudah “siap untuk disimpan” maka surat tersebut harus
dimintakan dulu kejelasannya kepada yang berhak dan kalau terjadi bahwa surat
yang belum ditandai sudah disimpan, maka pada kasus ini dapat disebut bahwa
arsip tersebut dinyatakan “hilang”.
2.
Mengindeks
Mengindeks adalah pekerjaan yang menentukan pada nama
atau subjek apa, atau kata tangkap lainnya surat akan disimpan, pada sistem
abjad kata tangkapnya adalah nama pengirim yaitu nama badan pada kepala surat
untuk jenis surat masuk dan nama individu untuk jenis surat keluar dengan
demikian surat masuk dan surat keluar akan tersimpan pada satu map dengan kata
tangkap yang sama.
3.
Memberi tanda
Langkah ini lazim
juga disebut pengkodean, dilakukan secara sederhana yaitu dengan memberi tanda
garis atau lingkaran dengan warna yang mencolok pada kata lengkap yang sudah
ditentukan pada langkah pekerjaan mengindeks, dengan adanya tanda ini maka
surat akan disortir dan disimpan, disamping itu bila suatu saat nanti surat ini
dipinjam atau keluar file, petugas akan mudah menyimpan akan kembali surat
tersebut berdasarkan tanda (kode) penyimpanan yang sudah ada.
4.
Menyortir dahulu
Menyortir adalah mengelompokkan warkat-warkat untuk
persiapan kelangkah terakhir yaitu penyimpanan. Langkah ini diadakan khusus
untuk jumlah volume warkat yang banyak, sehingga untuk memudahkan penyimpanan
perlu dikelompokkan terlabih dahulu sesuai dengan pengelompokkan sistem
penyimpanan yang dipergunakan. Tanpa pengelompokan petugas niscaya akan selalu
bolak-balik dari laci ke laci pada waktu penyimpanan dokumen, disamping
berkali-kali membuka dan menutup laci yang sangat menyita energi dan tidak
sistematis apalagi dikerjakan dengan berdiri yang sangat melelahkan. Untuk
sistem abjad, pengelompokan didalam sortir dilakukan menurut abjad, untuk
sistem numerik dikelompokan menurut kelompok angka, untuk sistem geografis
dikelompokkan menurut nama tempat, dan untuk sistem subjek surat-surat dikelompokan
menurut kelompok subjek atau masalah.
5.
Menyimpan
Langkah terakhir adalah penyimpanan, yaitu menempatkan
dokumen atau arsip sesuai dengan sistem penyimpanan dan peralatan yang
dipergunakan, sistem penyimpanan akan menjadi efektif dan efesien bilamana didukung
oleh peralatan dan perlengkapan yang memadai dan sesuai ke empat sistem
tersebut di atas akan sangat sesuai bilamana mempergunakan almari arsip,
sedangkan bila menggunakan order map surat tersebut harus dilubangi terlebih
dahulu dengan mempergunakan perforator, dan jika akan menyimpan atau mengambil
surat tersebut diikuti melalui lubang-lubang perforatornya. Untuk memudahkan
penemuan kembali surat masuk yang diterima dan surat balasan dalam bentuk arsip dan surat
keluar maka menggunakan penyimpanan moderen, surat
masuk dan surat
keluar dari dan untuk satu koresponen disimpan jadi satu dalam map yang sama
dan letaknya berdampingan
(Amsyah, 2003: 63)
0 komentar:
Post a Comment
Budayakan lah berterima kasih, Harap tinggalkan komentar yang relevan.